Le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur dans notre pays. Ce règlement de la Commission européenne concerne toutes les entreprises traitant des données à caractère personnel, peu importe leur nombre. Résultat ? Si vous utilisez un CRM, vous devrez désormais tenir compte de quelques nouveautés. En voici un aperçu.
Qu’est-ce que le RGPD?
Le RGPD, ou Règlement général sur la protection des données, est un règlement européen qui constitue désormais le texte de référence en matière de traitement des données à caractère personnel au sein de l’Union européenne. Il vise également à garantir la libre circulation des données sur le marché intérieur européen. Les entreprises qui ne se conforment pas au RGPD encourent des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros.
En pratique
Pour continuer à utiliser votre CRM sans enfreindre le RGPD, vous devrez garder à l’esprit un certain nombre de principes de base :
1. Récolte et sauvegarde des données
Lors du premier contact avec un prospect, il est important de :
- demander son accord pour le traitement de ses données personnelles
- récolter le nombre de données strictement nécessaire
- lui expliquer le but spécifique du traitement de ses données
Il est recommandé d’utiliser un formulaire en ligne pour demander l’accord de votre client.
2. Utilisation des données à caractère personnel
Si vous disposez des données d’un client ou d’un prospect, vous pouvez exclusivement le contacter via un canal de communication déterminé au préalable et dans un but précis. Que vous souhaitiez contacter vos clients par téléphone, courrier traditionnel ou e-mail, vous avez toujours besoin de leur accord explicite. En cas de plainte d’un client ou prospect, vous devez immédiatement satisfaire sa demande.
Pour éviter tout malentendu, il est conseillé de recourir à un système de double opt-in. À la seconde étape de son inscription à votre newsletter, par exemple, votre client ou prospect recevra ainsi un e‑mail contenant un lien visant à confirmer son inscription.
Chaque e-mail à finalité commerciale que vous envoyez doit en outre contenir un lien grâce auquel le destinataire du courrier électronique peut facilement se désinscrire.
3. Respect des droits des clients
Un client possède aussi le droit de faire corriger, bloquer ou supprimer ses données à caractère personnel. Il peut en outre les consulter gratuitement, c’est pourquoi il est important de pouvoir les exporter de votre CRM dans un format facile à lire.
4. Protection maximale des données
Pour terminer, vous devez protéger les données personnelles de vos clients afin de prévenir toute tentative de vol, d’utilisation abusive ou d’accès par des personnes non autorisées. Une bonne gestion de vos mots de passe et droits d’accès est dès lors cruciale pour votre CRM.
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