Il n’est pas rare d’encore trouver des armoires métalliques remplies de classeurs et piles de documents papier dans certains bureaux. Cependant, à l’heure où un nombre croissant d’entreprises optent pour une archive d’entreprise entièrement numériques, ces armoires bancales ressemblent davantage à des reliques du passé qu’à une solution d’archivage optimale. Pourquoi ? Car un archivage d’entreprise numérique permet à la fois de gagner du temps et de l’argent. Petit mot d’explication.

Une multitude de documents

Une archive d’entreprise contient une multitude de documents différents. Pensez aux documents relatifs à la correspondance avec vos clients et fournisseurs, tels que les lettres, les recommandés et les e-mails, ou encore aux contrats que vous signez et que vous devez conserver jusqu’à leur échéance. Pensez également aux dossiers du service du personnel, aux CV et fiches de salaire, ainsi qu’à la documentation technique que vous accumulez au fil des ans telle que les guides techniques et les manuels de formation.

Pour terminer, ne sous-estimez pas la place que prennent les « documents ERP » classiques tels que les bons de commande et factures d’achat. Si vous n’avez pas encore opéré la transition vers un archivage numérique, ces documents devront souvent être imprimés en trois exemplaires avant d’être classés. De plus, le délai de conservation légale de certains d’entre eux peut atteindre dix ans !

Les avantages d’une archive d’entreprise numérique

Photocopier, classer et rechercher tous ces documents est une tâche extrêmement chronophage qui risque d’engendrer de nombreuses erreurs : un document qui est classé dans la mauvaise farde, se perd, s’abîme… Cela ne serait pas la première fois que ça se produit, n’est-ce pas ? Heureusement, tous ces problèmes appartiennent au passé avec une archive d’entreprise numérique. Vous travaillez rapidement, avec efficacité, et retrouvez en quelques clics tous les documents que vous avez un jour archivés (sans devoir vous déplacer, qui plus est !). Grâce aux métadonnées et à la technologie OCR, vous parcourez en effet vos archives à une vitesse incomparable. La cerise sur le gâteau ? Plusieurs collaborateurs peuvent consulter le même dossier simultanément et voir qui sont les autres personnes à la consulter.

Autre avantage d’un archivage numérique? Celui-ci est très facile à coupler à votre système ERP au moyen d’un système de gestion documentaire intelligent (DMS), ce qui peut se révéler très pratique si les autorités font partie de votre clientèle. En effet, elles exigent que les factures qui leur sont adressées soient accompagnées des bons de commande originaux, ce qui n’est pas toujours évident à gérer. Toutefois, grâce à un système ERP couplé à votre archivage numérique, toutes les pièces jointes nécessaires sont automatiquement générées et transmises avec vos factures.

Dernier point et non des moindres, une archive d’entreprise numérique vous permettra de gagner quelques précieux mètres carrés au sein de vos bureaux. Investir dans l’agrandissement de vos locaux pour constamment installer de nouvelles armoires remplies d’archives ? Cela appartient désormais au passé !