Si vous possédez un système ERP, vous avez probablement abandonné le papier et vous gérez votre négoce de manière numérique. Avec DIMASYS|ERP d’Infomat, vous pouvez aussi apposer une signature numérique sur vos documents et les centraliser dans le système. Plus besoin d’attendre qu’on vous apporte les bons et les documents ! Grâce à la signature numérique, vous économiserez un temps précieux.

Une signature numérique sur vos bons de service

Un système ERP efficace est essentiel pour le suivi de votre service après-vente. Autre atout non négligeable : DIMASYS est également disponible en application mobile. Vos techniciens n’auront qu’à se munir d’une tablette ou d’un smartphone lorsqu’ils se rendent chez le client afin de vous communiquer leurs interventions en temps réel. Les heures prestées et les composants utilisés, par exemple, sont immédiatement encodés et le client peut valider le bon de service sur place au moyen d’une signature numérique.

Le grand avantage ? Vos collaborateurs au bureau reçoivent immédiatement le document signé et peuvent ainsi facturer directement le service de votre technicien. Ils n’auront plus besoin d’attendre leur passage au bureau et le moment où ils remettront physiquement les bons en question. De plus, ils ne seront plus amenés à déchiffrer et à retranscrire des notes écrites à la main et illisibles. La signature numérique sur les bons de service vous fait gagner énormément de temps entre le service et la facturation de celui-ci.

Scanner les notes d’envoi signées

Couplée à un système ERP, la signature numérique est également idéale lors des livraisons. La solution DIMASYS|ERP vous permet en effet d’imprimer un code-barres sur les notes d’envoi qui doivent être signées par votre client. Les notes d’envoi ainsi signées peuvent ensuite être facilement scannées, après quoi le système les reliera automatiquement aux transactions concernées dans DIMASYS.

Ce faisant, il est beaucoup plus facile d’envoyer automatiquement les factures contenant les notes d’envoi signées en annexe. De nombreux clients, notamment les services publics ou les grandes entreprises, en ont effectivement besoin pour vérifier si les montants facturés correspondent aux livraisons. Grâce à DIMASYS, c’est un service que vous offrez à vos clients sans lever le petit doigt : le système récupère les notes d’envoi signées depuis la fiche client et les envoie en même temps que la facture. C’est d’ailleurs le cas de tous les documents DIMASYS : bons de commande entrants des client