En tant que commerçant ou grossiste, il est essentiel que les factures que vous envoyez à vos clients soient payées à temps et correctement. Grâce à l’outil Debman4U, intégré au système DIMASYS|ERP, vous automatisez votre gestion de crédits, afin de vous concentrer exclusivement sur le reste de vos activités.

Un workflow sur mesure

Pour garantir le paiement effectif de vos factures, il ne suffit pas de contrôler régulièrement vos factures ouvertes ou d’envoyer un rappel de paiement à vos clients par mail ou par courrier. Même si vous prenez la peine de leur téléphoner pour leur indiquer un solde ouvert, certains clients continueront à prétendre ne jamais avoir reçu votre facture et/ou votre rappel.

Pour mettre en place un suivi efficace, vous aurez besoin d’un outil numérique qui vous servira à instaurer un workflow sur mesure. Selon votre situation et les différents types de clients, vous devrez entreprendre certaines actions pour chaque facture ouverte, sans oublier de les documenter soigneusement.

La gestion de crédits avec Debman4U

Le module financier de DIMASYS vous propose l’outil Debman4U, qui vous permettra d’automatiser entièrement votre gestion de crédits. Son processus d’encaissement peut être personnalisé de A à Z.

Vous pouvez ainsi déterminer toutes les étapes vous-même et les agencer selon vos préférences :

1. Envoi automatique d’un e-mail de rappel dans les 5 jours qui suivent la facture.
2. En cas de défaut de paiement ou de réaction du client, envoi d’un second e-mail de rappel dans les 10 jours, avec votre responsable des ventes en cc.
3. Ajouter une action dans l’agenda de votre responsable des ventes pour qu’il prenne contact avec le client par téléphone.
4. En cas de défaut de paiement, envoi d’un nouveau mail informant le client que vous allez faire appel à un avocat ou à une entreprise de recouvrement de crédits si l’absence de paiement se prolonge.
5. Planifier une prise de contact avec le client négligent dans l’agenda de votre gestionnaire.
6. Et enfin : transfert automatique du dossier à votre avocat, y compris la correspondance et les e-mails échangés en pièce jointe.

Vous pouvez à tout moment adapter le nombre d’étapes de l’outil, mais aussi les actions qu’il devrait entreprendre (appel, e-mail…), et ce en fonction de vos besoins et de votre manière de fonctionner. Grâce à Debman4U, la gestion de crédits devient simple et rapide. Configuration manuelle, impression et envoi des rappels… autant de démarches qui appartiennent désormais au passé. Cet outil améliore votre efficacité et les relations avec vos clients.