L’époque des armoires remplies d’archives et des interminables piles de papier est révolue. Une gestion des documents bénéficie à votre département administratif en premier lieu, mais il peut aussi apporter de grands bénéfices à d’autres départements de votre organisation. Qu’il s’agisse du traitement des commandes ou du suivi de la clientèle, absolument tous vos collaborateurs peuvent bénéficier d’un système de gestion des documents intelligent.
Un secrétariat voit entrer un bon nombre de lettres et documents. Si ceux-ci doivent tous être copiés, classés, distribués et/ou envoyés, vos collaborateurs perdent beaucoup de temps. Il est bien plus pratique de travailler avec des documents numérisés : vous scannez les documents et ils sont attribués à la bonne personne via le système de workflow.
Vous retrouvez alors tous les documents rapidement et facilement, mais vous gagnez aussi de la place. Les armoires d’archives et « dossiers clients » imprimés sont une fois pour toutes de l’histoire ancienne : tous les documents sont dorénavant accessibles en quelques clics.
Il en va de même pour votre département RH qui gère notamment les dossiers du personnel et les CV des candidats. Eux aussi peuvent travailler plus efficacement en passant à la gestion numérique des documents.
En associant votre gestion des documents à votre logiciel ERP, vous obtiendrez encore plus d’efficacité. Vous pourrez en effet archiver de manière électronique tous les documents de clientèle en lien avec des transactions ERP : bons de commande, notes d’envoi ou bons de livraison signés, rapports de service signés, etc. En liant ces documents digitaux aux transactions adéquates, vous évitez de devoir les rechercher par après et gagnez un temps précieux.
Votre département des achats en tirera parti. Il est souvent inondé de factures d’achat, que vos collaborateurs doivent pouvoir traiter rapidement. Ces factures devaient autrefois être vérifiées ligne par ligne, mais un système de gestion des documents intelligent permet de les scanner facilement et de les introduire automatiquement dans votre ERP grâce à l’OCR. Même le contrôle de la facture se fait automatiquement, ligne par ligne. Non seulement vous réalisez un gain de temps gigantesque, mais vous évitez aussi les erreurs.
Enfin, vous pouvez même améliorer le travail dans votre entrepôt : chaque bon de préparation traité est scanné et lié à la bonne transaction dans le système ERP. Vous voyez directement qui a prélevé les marchandises et quand, et vous trouvez immédiatement les notes correspondantes.
Vous désirez savoir comment améliorer la gestion des documents dans les différents départements de votre entreprise ? N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations. Nos spécialistes se feront un plaisir de vous aider.